Privacyverklaring
Inleiding en definities
Voor Mulder & Kiers zijn de vertrouwelijke omgang met de gegevens van opdrachtgevers en privacy belangrijke
onderwerpen. In deze verklaring leest u hoe Mulder & Kiers met uw privacy omgaat en wat uw belangrijkste
rechten zijn.
Mulder & Kiers kan deze verklaring wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Op de
website van Mulder & Kiers vindt u altijd de meest actuele verklaring. De laatste versie is aangepast op 16 april
2019. Raadpleeg regelmatig de website om op de hoogte te blijven van wijzigingen.
Definities
Met ‘Mulder & Kiers’ wordt bedoeld: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Mulder &
Kiers B.V., statutair gevestigd te Staphorst en kantoorhoudende te (7951 CP) Staphorst aan de Gemeenteweg
72, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 05068661.
Wanneer wordt gesproken over ‘we’ of ‘wij’, dan wordt daarmee Mulder & Kiers bedoeld.
Als er wordt gesproken over ‘de website’, wordt daarmee de website van Mulder & Kiers bedoeld:
www.mulderkiers.nl.
Wie is de verantwoordelijke?
Mulder & Kiers is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke, aangezien Mulder & Kiers haar werkzaamheden in onafhankelijkheid van haar cliënten uitvoert en zij zelf het doel en de middelen voor de verwerking van de aan haar aangeleverde persoonsgegevens vaststelt. Uitsluitend indien Mulder & Kiers werkzaamheden zou verrichten waarbij zowel het doel als de middelen door de cliënt worden bepaald, zou Mulder & Kiers kunnen worden aangemerkt als verwerker (en is de cliënt de verwerkingsverantwoordelijke).
Wanneer is deze verklaring van toepassing?
Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Mulder & Kiers verzamelt en verwerkt van bezoekers van de website, de (potentiële) afnemers van diensten en producten van Mulder & Kiers en van sollicitanten.
Welke gegevens verzamelt Mulder & Kiers en waarvoor?
Algemene personaliagegevens
Wanneer u zich meldt bij Mulder & Kiers met een vraag, sollicitatie of ander bericht, verwerkt Mulder & Kiers uw bedrijfsnaam (voor zover aanwezig), naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en, wanneer aanwezig, KvK-nummer en BTW-nummer. Ook verwerkt Mulder & Kiers mogelijk documenten en gegevens vanuit openbare registers, zoals het Kadaster en de Kamer van Koophandel. Deze gegevens verwerkt Mulder & Kiers om adequaat op uw vraag of bericht te kunnen reageren en om de overeenkomst van opdracht uit te kunnen voeren.
Wettelijke identificatie
Mulder & Kiers is wettelijk verplicht haar cliënten te identificeren. Bij aanvaarding van de opdracht vergewist Mulder & Kiers zich van de identiteit van de cliënt en in voorkomend geval tevens van de identiteit van de tussenpersoon die de opdracht namens de cliënt verstrekt.
Mulder & Kiers bewaart (indien nodig) een kopie van het identiteitsbewijs van de cliënt. Ook bewaart Mulder & Kiers een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel (indien de cliënt staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel).
Aanvullende identificatie Wwft
Op bepaalde diensten door Mulder & Kiers is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van toepassing. De Wwft bevat zowel de verplichting tot het doen van cliëntenonderzoek als de verplichting een (voorgenomen) ongebruikelijke transactie te melden. Uitgangspunt van de wet is de risicogebaseerde benadering van de naleving van de wet. In het kader van de verplichtingen onder de Wwft verzamelt Mulder & Kiers onder meer de gegevens uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de oprichtingsakte en statuten (voor zover van toepassing) en bewaart Mulder & Kiers een kopie van het identiteitsbewijs, een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de statuten en de oprichtingsakte, het voorgaande zowel van de opdrachtgever, de eventuele vertegenwoordiger, als van eventuele groepsmaatschappijen en de uiteindelijk belanghebbende (UBO). Ook onderzoekt Mulder & Kiers of de opdrachtgever of de UBO een politiek prominent persoon (PEP) is en Mulder & Kiers legt de gegevens van dit onderzoek vast.
Bezoek aan de website
Wanneer u de website bezoekt, verzamelt Mulder & Kiers gegevens over uw bezoek aan de website.
Aanvullende persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens Mulder & Kiers verder verwerkt, hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens/documenten:
– financiële gegevens die nodig zijn voor het verwerken van de financiële administratie, het verzorgen van fiscale aangiften, het opstellen van jaarrekeningen e.d.;
– huwelijkse staat, gegevens partner en eventuele informatie over kinderen (voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
– bankrekeningnummer;
– testament, huwelijkse voorwaarden, eigendoms- en hypotheekakten en contracten (zoals onderhandse akten betreffende duurovereenkomsten).
Doeleinden verwerking persoonsgegevens
Mulder & Kiers verwerkt persoonsgegevens, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (het verwerken van de administratie, het opstellen van jaarrekeningen, het doen van fiscale aangiften, etc.) en omdat de autoriteiten (zoals de Belastingdienst)/de wettelijke regels dat van Mulder & Kiers eisen, en verdere gegevens als u ons daar toestemming voor hebt gegeven. Indien wij uw gegevens verwerken op grond van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde weer intrekken.
Daarnaast gebruikt Mulder & Kiers de contactgegevens om de relaties van Mulder & Kiers te informeren over ontwikkelingen en informatie over de producten en diensten, bijvoorbeeld via het versturen van nieuwsbrieven.
Sollicitanten
Ten aanzien van sollicitanten wijzen wij u graag op het volgende. U wordt gevraagd om in uw sollicitatiebrief nooit uw burgerservicenummer of geloofsovertuiging op te nemen en u hoeft eveneens geen kopie van het identiteitsbewijs bij te voegen. Mocht dit relevant zijn, dan komt dit gedurende het sollicitatieproces nader aan bod. Uw sollicitatie wordt gedurende de looptijd van een sollicitatieprocedure bewaard door de verantwoordelijk medewerker en daarna vernietigd, tenzij wij een arbeidsrelatie met u aangaan (in welk geval uw gegevens in uw personeelsdossier worden opgenomen). Mochten wij interesse hebben in uw profiel, maar wij u niet direct kunnen uitnodigen voor een gesprek, dan kunnen wij u vragen om expliciete toestemming te geven om uw sollicitatie enkele maanden tot een jaar in portefeuille te houden.
Verwerking binnen de EER
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’- gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.
Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk gezien de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. In de wet staan niet voor alle soorten persoonsgegevens exacte voorschriften voor bewaartermijnen. Mulder & Kiers hanteert daarom de volgende criteria voor bewaartermijnen:
– bestaat er een wettelijke plicht om de persoonsgegevens te bewaren? Dan wordt die termijn gevolgd. Denk aan fiscale regelgeving over het bewaren van de administratie of het bijhouden van bewijs dat voldaan is aan de Wwft;
– welke wensen heeft de betrokkene? Sommige cliënten geven bijvoorbeeld aan graag geïnformeerd te willen worden over nieuwe ontwikkelingen. Dan bewaart Mulder & Kiers de persoonsgegevens net zo lang als nodig is om aan deze wens te voldoen;
– zijn de gegevens nog nodig voor de uitvoering van de overeenkomst?
U kunt Mulder & Kiers op ieder moment verzoeken om gegevens te verwijderen of aan te passen.
Mulder & Kiers kan ervoor kiezen om bepaalde persoonsgegevens niet (direct) te verwijderen, indien dit gezien wettelijke bewaartermijnen niet toegestaan of niet wenselijk is, en het bewaren van deze gegevens geen onevenredige inbreuk maakt op uw privacy.
Welke partijen hebben toegang tot welke persoonsgegevens?
Het is mogelijk dat Mulder & Kiers bij het uitvoeren van haar diensten bepaalde persoonsgegevens deelt met derde partijen. Deze partijen zijn:
– derde partijen die Mulder & Kiers inschakelt of benadert bij de uitvoering van de overeenkomst, zoals postverwerkers, bezorgdiensten, deurwaarders, gerechtelijke colleges, notarissen, accountants, externe adviseurs, salarisverwerkers, etc.;
– IT-partners die zorgen voor hosting en onderhoud van de website en die zorgdragen voor de ICT- infrastructuur van Mulder & Kiers;
– het incasso- en/of deurwaarderskantoor dat Mulder & Kiers inschakelt voor de incasso van haar vorderingen op de betreffende cliënt;
– toezichthouders en opsporingsinstanties, wanneer deze gerechtigd zijn tot ontvangst van de gegevens;
– andere partners waarvan Mulder & Kiers cookies, plug-ins, applicaties en/of andere software gebruikt op de website.
Mulder & Kiers waarborgt indien redelijkerwijs mogelijk dat deze derden de gegevens verwerken in overeenstemming met deze verklaring en slechts gebruiken voor het overeengekomen doel.
Mulder & Kiers verkoopt of verspreidt uw persoonsgegevens nooit zonder uw toestemming aan derden die als doel hebben de gegevens te gebruiken voor direct marketing.
Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd?
Mulder & Kiers gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging of onrechtmatig gebruik, die gezien de daarmee gemoeide kosten en de aard van de persoonsgegevens redelijk zijn.
Inzage, correctie en verwijdering
U mag Mulder & Kiers te allen tijde inzage verzoeken in uw persoonsgegevens. Ook kunt u Mulder & Kiers verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens, dan heeft u het recht deze toestemming in te trekken. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Wanneer u klachten hebt over de manier waarop Mulder & Kiers met uw gegevens omgaat, laat ons dit dan weten, zodat wij hiermee aan de slag kunnen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen, bezwaren en verzoeken tot bijvoorbeeld inzage, correctie en/of verwijdering van persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar:
Mulder & Kiers
T.a.v. de directie
Gemeenteweg 72
7951 CP STAPHORST
E-mail: info@mulderkiers.nl
Tel: (0522) 46 66 46